Microsoft 365: Seien Sie produktiv

Microsoft 365 ist ein Paket von Anwendungen, mit denen Sie Aufgaben verwalten können - INHALTSVERZEICHNIS

1. Vorstellung von Microsoft 365
2. Was ist neu bei Microsoft 365?
3. OneDrive ist ein Ort für die sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten
4. Bearbeiten Sie Bilder mit der Fotos-App
5. Online-Kommunikation mit Teams oder Skype
6. Schutz von Kindern mit Microsoft Family Safety

Vorstellung von Microsoft 365

Vielleicht haben Sie schon einmal etwas über Microsoft Office 365 gehört. Ja, es war ein Büropaket, das die neuesten Funktionen beliebter Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint sowie Outlook und Access umfasste. In Unternehmen diente es auch als fortschrittlicher Dateispeicher und als SharePoint-Website für Teams oder für die Skype-Kommunikation. Microsoft hat sich jedoch zu einer großen Veränderung im Jahr 2020 entschlossen und Office 365 durch Microsoft 365 ersetzt. Was bewirkt diese neue Funktion? Sie werden überrascht sein!

Das ursprüngliche Office 365 war ja ein eher auf Unternehmen ausgerichteter Dienst. Dies ist bei Microsoft 365 jedoch bei weitem nicht der Fall. Das liegt daran, dass es für Privatanwender zwei verschiedene Tarife gibt - Microsoft 365 für Familien (bis zu 6 Konten) und Microsoft 365 für Einzelpersonen.

Das Paket Microsoft 365 für Familien umfasst Word, Excel, PowerPoint und OneNote mit vollem Funktionsumfang. Dazu kommen Services in Form von professionellen E-Mails mit Outlook und 50 GB Kapazität, 1 TB Cloud-Speicher OneDrive oder Telefonieren mit Skype. Sie können sich selbst davon überzeugen, dass es eine Menge ist. Und doch lauert der größte Vorteil im Hintergrund von Microsoft 365. Es geht um die nahezu nahtlose gemeinsame Nutzung und Synchronisierung von Inhalten auf allen Geräten, die Sie in der Familie verwenden. Es ist ganz einfach, eine Einkaufsliste, Urlaubspläne oder eine Vielzahl von Fotos zu teilen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie mit Windows 10, Android, MacBook oder iPhone arbeiten.

Die wichtigsten Vor- und Nachteile von Microsoft 365

Was ist neu bei Microsoft 365?

Wir haben bereits erwähnt, dass ein großer Vorteil eines Microsoft 365-Abonnements darin besteht, dass es regelmäßig Neuigkeiten und Verbesserungen gibt. Im Folgenden finden Sie eine Auswahl der letzten Verbesserungen.

• Neues visuelles Update für alle Office-Anwendungen.
• Application Guard schützt Sie vor dem Öffnen von Dateien, die Daten wie Viren oder Malware enthalten können.
• Das Durchsuchen von großen oder sehr breiten Blättern ist jetzt viel flüssiger.
• Bessere Zusammenarbeit dank moderner Kommentare.
• Schnellere Beantwortung von E-Mails durch Antwortvorschläge in Outlook.
• Integrierter Fremdsprachenübersetzer in Outlook.
• Präsentationstraining mit Präsentationscoach-Funktion.

OneDrive ist ein Ort für die sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten

Ein wichtiger Bestandteil jedes Microsoft 365-Plans ist OneDrive. Dieser Cloud-Speicher ist auf allen Computern mit Windows 10 | 11 enthalten und synchronisiert standardmäßig automatisch alles, was Sie in Dokumente, Bilder oder auf Ihrem Desktop speichern. Aber es gibt einen entscheidenden Haken. Die freie Kapazität beträgt nur 5 GB, was nach heutigen Maßstäben immer noch recht wenig ist, und Sie werden schnell auf Fehlermeldungen stoßen, wenn die Kapazität erschöpft ist.

Mit dem Kauf des Microsoft 365-Pakets erhalten Sie 1 TB (1000 GB) kostenlosen Speicherplatz, das ist eine ganz andere Sache. Und mit Microsoft 365 für Familien erhalten Sie 1 TB nicht nur für sich selbst, sondern für jedes Mitglied Ihres Haushalts. Wie kann man das Beste daraus machen?

Installieren Sie zunächst die OneDrive-App (Android- und iOS-Versionen) auf Ihrem Handy oder Tablet. Und sobald Sie ein Foto oder Video aufnehmen, z.B. bei einem Familienausflug, wird es automatisch mit OneDrive synchronisiert. Natürlich können Sie einstellen, ob Sie ausschließlich mobile Daten oder WiFi nutzen möchten. Und wenn Sie sich abends an Ihren Computer setzen, sind die aufgenommenen Multimedia-Dateien sofort verfügbar. Darüber hinaus können mit einfachen Freigabeeinstellungen Fotos von beispielsweise drei Handys gleichzeitig in einen Ordner fließen. Dies kann Ihnen Dutzende von Stunden ersparen, die Sie mit dem Übertragen von Fotos von verschiedenen Geräten verbringen.

Dokumente mit jedem in der Welt teilen

Lassen Sie uns einen Blick auf die Vorteile werfen, die OneDrive bei der Arbeit mit Dokumenten bietet. So können Sie beispielsweise jedes in einem OneDrive-Ordner gespeicherte Dokument für jede Person auf der Welt freigeben, die über E-Mail verfügt. Außerdem können Sie alles direkt vom Windows Explorer aus erledigen. Gehen Sie einfach zu einem bestimmten Dokument, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie Freigeben. Wählen Sie dann eine der angebotenen Personen aus oder fügen Sie einfach eine E-Mail hinzu, erlauben Sie die Bearbeitung des Dokuments, legen Sie ein Enddatum für die Freigabe fest oder vergeben Sie ein Kennwort, um das Dokument für zusätzliche Sicherheit zu entsperren. Ein großer Vorteil besteht darin, dass mehrere Personen gleichzeitig an dem gemeinsamen Dokument arbeiten können, was den gesamten Prozess sehr viel angenehmer macht.

Auch alle anderen Anwendungen funktionieren perfekt mit OneDrive. Wenn Sie also ein Dokument fertigstellen, es auf OneDrive speichern und dann einen Anhang zu einer E-Mail in Outlook hinzufügen, werden Ihnen automatisch die zuletzt bearbeiteten Dateien angeboten. Wir geben definitiv den Daumen hoch.

Personal Vault auf OneDrive

Eine relativ neue Innovation innerhalb des OneDrive-Cloud-Dienstes ist der sogenannte Personal Vault. Dies ist ein spezieller Ordner, auf den Sie nur zugreifen können, nachdem Sie Ihre Identität überprüft haben. Dies ist mit einem Fingerabdruck, einem Gesichtsbild oder einem Code aus einer SMS möglich. Es wird verwendet, um sensible Daten wie Ihren Reisepass, Führerschein oder Versicherungsverträge zu speichern. Sie können auch die OneDrive Mobile App so einstellen, dass Fotos oder Videos direkt in diesen geschützten Ordner hochgeladen werden. Diese wird übrigens nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität automatisch gesperrt.

Wenn Sie kein Microsoft 365-Abonnement für Familien oder Einzelpersonen haben, können Sie Ihrem persönlichen Vault zum Ausprobieren nur drei Dateien hinzufügen. Mit einem aktiven Abonnement sind Sie nur durch Ihr Speicherlimit beschränkt.

Arbeiten Sie in OneNote zusammen

Legen Sie Ihr Papier-Notizbuch beiseite und verwenden Sie OneNote. Es ist eigentlich eine relativ unterschätzte App, aber eine, die eine Reihe von Funktionen für jeden Haushalt bietet. Zuallererst können Sie so gut wie alles in OneNote speichern. Ob es sich um Ideen, Fotos, Skizzen oder Audioaufnahmen handelt. Genauso einfach ist es, ein gemeinsames Notizbuch für die Urlaubsplanung zu erstellen, einschließlich einer Liste der Orte, die Sie unterwegs besuchen möchten.

Kinder werden OneNote lieben, weil es eine relativ einfache Benutzeroberfläche hat und man schnell damit anfangen kann, es anstelle eines Notizbuchs zu benutzen. Vor allem in Kombination mit z. B. einem Tablet und einem Stylus.

OneNote ist nicht nur von Computern, sondern natürlich auch von Handys aus zugänglich, so dass Sie Ihre Notizen immer bei sich haben. Und natürlich funktioniert auch die gemeinsame Nutzung. Wenn Sie zum Beispiel einen Plan für ein actionreiches Familienwochenende erstellen, können Sie ihn mit wenigen Klicks an alle Familienmitglieder senden.

Bearbeiten Sie Bilder mit der Fotos-App

Jeder Besitzer eines Smartphones oder einer herkömmlichen Kamera hat mit der Flut von Fotos zu kämpfen. Wie sind sie zu behandeln und wo sind sie richtig zu speichern? Im ersten Fall kann die praktische Fotos-App in Windows 10 helfen. Es funktioniert nicht nur mit Bildern, die auf Ihrem Computer, sondern auch auf OneDrive gespeichert sind. Neben dem Betrachten können Sie Fotos und Videos bearbeiten, Animationen oder ganze Filme daraus erstellen. Und mit 3D-Effekten, Filtern, animierten Schriftarten und kreativer Bearbeitung verleiht es Ihren Erinnerungen einen persönlichen Stil.

Die Fotos-App bietet grundlegende Bearbeitungsmöglichkeiten, sobald Sie ein bestimmtes Bild öffnen. Im oberen Bereich finden Sie Optionen zum Zoomen, Drehen, Beschneiden oder Löschen sowie eine Schaltfläche, mit der Sie Ihre Lieblingsfotos markieren können, um sie leichter wiederzufinden.

Weitere Informationen finden Sie unter der Schaltfläche Bearbeiten und Erstellen. Egal, ob Sie die manuelle oder automatische Bearbeitung bevorzugen, die Fotos-App bietet Optionen für alle.

• Mit den Bearbeitungsoptionen können Sie Filter, Intensität, Licht, Helligkeit, Farben, Vignettierung und Seitenverhältnis ändern. Die App kann auch Rote-Augen-Reduzierung und Spot-Bearbeitung durchführen.
• Mit der Schaltfläche Zeichnen ermöglicht die App das Hinzufügen von Handschrift, wobei die Farbe und Dicke des Stifts angepasst werden kann.
• Durch das Hinzufügen von Text können Sie jedes Bild aufpeppen und ihm Informationen hinzufügen, die Sie im Laufe der Zeit vergessen könnten.
• Sie können auch alle Arten von Effekten aus der 3D-Bibliothek zu Ihren Fotos hinzufügen, der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt.

Online-Kommunikation mit Teams oder Skype

Ob Chat, Anrufe oder Video, jeder kann sich jederzeit beteiligen, und alle können sich näher kommen. Das ist der Grundgedanke von Microsoft Teams, das in den letzten Jahren ein enormes Wachstum verzeichnet hat. Die kostenlose Basisversion steht praktisch jedem zur Verfügung und ermöglicht unbegrenztes Chatten mit integrierten Audio- und Videokonferenzen zwischen Einzelpersonen, Gruppen oder ganzen Teams. Es besteht auch die Möglichkeit, den Bildschirm sowohl auf einem PC als auch auf einem Smartphone zu teilen. Das macht es zu einem äußerst umfassenden Tool, das auch im Familienmodus enorme Einsatzmöglichkeiten bietet.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass es nicht ideal ist, Gruppenveranstaltungen zu besuchen, können Sie auch zu Hause mit gleichgesinnten Freunden trainieren.

Eine mobile Sport-App, die sich auf eine bestimmte Sportart konzentriert, wird Ihnen die Arbeit am Anfang erleichtern. Es kann das Training individuell auf Ihr Alter und Ihren Gesundheitszustand abstimmen und Sie gleichzeitig zu besseren Leistungen motivieren. Ein Computer ist auch ideal für viele Formen des Trainings, denn er bietet verschiedene inspirierende Videos oder die Möglichkeit, über Skype direkt mit einem Personal Trainer Kontakt aufzunehmen. Sehr beliebt sind auch Gruppentrainings auf der Plattform Microsoft Teams, die Sprach- oder Videokommunikation zwischen Dutzenden von Nutzern, in diesem Fall Trainierenden, zur gleichen Zeit ermöglicht. Und man muss zugeben, dass der Wettbewerb mit anderen eine große Motivation ist, den eigenen Willen zu überwinden.

Wir müssen Sie auch daran erinnern, dass die bekannte Multiplattform-Anwendung Skype, die eher für die private Eins-zu-Eins-Kommunikation gedacht ist, weiterhin dabei ist.

Und um Ihre Trainingsfortschritte zu notieren oder sogar einen Trainingsplan oder eine Diät zu erstellen, wird Ihnen die bereits erwähnte OneNote-App gute Dienste leisten.

Schutz von Kindern mit Microsoft Family Safety

Wenn Sie Ihren Kindern ein Tablet oder einen Computer zur Verfügung stellen, sollten Sie kontrollieren, welche Anwendungen sie installieren, wie viel Zeit sie mit Spielen (sowohl auf dem PC als auch auf der Xbox) verbringen oder welche Websites sie besuchen. Glücklicherweise kann Windows 10 hier direkt helfen, indem Sie separate Kinderkonten für einzelne Familienmitglieder unter Ihrer Aufsicht erstellen können.

Diese Lösung kann jedoch nicht auf Handys oder Tablets mit Android und iOS Betriebssystemen verwendet werden. Aus diesem Grund wurde die Microsoft Family Safety App entwickelt.

Aufgrund des mangelnden Schutzes auf mobilen Plattformen, wo er doch notwendig ist, hat Microsoft die richtige Entscheidung getroffen und die Microsoft Family Safety App entwickelt. Im Juli 2020 erschien die Microsoft Family Safety App schließlich zum Download sowohl bei Google Play als auch im App Store.

Aus Sicht der Sicherheit handelt es sich um eine komplexe Anwendung, die mit den Servern von Microsoft verbunden ist. Das mag für manche ein Problem sein, aber wenn Sie die Internetsicherheit Ihrer Kinder über mehrere Plattformen hinweg wirksam schützen wollen, gibt es keinen anderen Weg. Es ist jedoch klar, dass es sich noch um eine frühe Version handelt, deren Funktionen erst in Zukunft erweitert werden.

Die wichtigsten Funktionen der mobilen Microsoft Family Safety-App

• Festlegen von Bildschirmzeitbeschränkungen;
• Blockieren von ungeeigneten Inhalten, Apps und Spielen;
• Zeitmanager auf dem Bildschirm für die Benachrichtigung über den Verlängerungsantrag;
• wöchentliche Aktivitäten-Sets;
• Überwachung von Einkäufen im Microsoft Store;
• Anzeige des Standorts auf der Karte.

Ohne ein aktives Abonnement von Microsoft 365 für Familien können Sie Family Safety überhaupt nicht nutzen, was bei der Entscheidungsfindung sicherlich eine große Rolle spielen kann.

Microsoft 365 ist ein völlig einzigartiger Dienst, der Ihnen in vielen Alltagssituationen helfen kann. Vor allem, wenn jeder in Ihrer Familie ein Tablet, einen Laptop oder ein Smartphone benutzt.